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会議を変える!

全12回に渡って、効果的な会議・ミーティングを実践するための
ポイントをお伝えしていきます。


<執筆>
株式会社川原経営総合センター 経営コンサルティング部門
野中 千穂
http://www.kawahara-group.co.jp/


第1回: その会議、何のため?

福祉・介護現場における会議の問題点とは

 福祉・介護の職場においては、さまざまな会議・ミーティングが行われています。朝夕の申し送りから、フロア会議、リーダー・主任会議、職員会議、管理職会議、医務・栄養調理等の専門職別会議、サービス担当者会議、入退所検討会議、自宅復帰アセスメント会議、各種委員会のミーティング…スタッフが互いに関わり合い、協力して働くために会議は必要不可欠です。
 しかし、現場のスタッフの間では、会議が邪魔者扱いされてはいないでしょうか?「人手が足りないなか、スタッフが抜けて1 時間も2 時間も戻ってこない」、「そのわりには会議で何をしているのかさっぱりわからない…」という声をあちこちで耳にしませんか?
 今回から福祉・介護現場における会議のさまざまな問題点を指摘しながら、効果的な会議・ミーティングを実践するためのポイントをお伝えしてまいります。
 福祉・介護の職場でよく見聞きする会議の問題点として、次のようなものがあります。


メンバーの集合状況が悪く、欠席、遅刻、途中退出が日常茶飯事。
予定の時刻に始まらない、終わらない。
議長とごく一部のメンバーだけが発言し、他のほとんどのメンバーは聞いているだけ。
議論の内容がいつの間にか個別の利用者支援や職場の労働環境の話にすり替わっている。本題と外れた話に時間を費やし、結果として何も決まらない。
会議で決まったことが現場に伝わらない。ゆえに実施されない。

会議の目的・必要性を明確化する

 こうした問題点の根底にあるのは「会議の目的、必要性が不明確」ということです。
 皆さんの職場でも、生産性はともかくとして、メンバーが熱意を持って参加している会議があるでしょう。それは、サービス担当者会議を筆頭に「○○さんという利用者に適切なサービスを提供するために行う」会議ではありませんか?
 出席メンバー全員が会議の目的と必要性を理解しているから、だらだらと遅れてくることもなく、居眠りすることもなく、結果を出そうと真剣に取り組めるのです。
 一方、フロア会議、リーダー・主任会議、職員会議などは、「決められたことだから出席しているけれど、何のためにしているのかよくわからない、意味がない気がする」という声があがりがちです。開催している側も「とりあえず皆が集まって報告・連絡できる場として…」という程度の認識しかない場合も少なくありません。まずは、それぞれの会議の目的を明確にする事から始めましょう。
 福祉職場での会議を、@何についての会議か? A何をする会議か? という2つの視点で見ると、次のように分類することができます。


A. 組織運営についての内容
B. 利用者サービスについての内容

A. 問題解決、意思決定
B. 報告・連絡、情報伝達

 皆さんの職場での会議はどのように分類することができますか? 実際には組織運営と利用者サービスを切り離して考えることは不可能ですし、情報伝達が不十分だと適切な問題解決、意思決定ができませんから、A とB は相互に関わりあっています。一つの会議の中で、情報伝達と意思決定がなされることもよくあります。しかし、それぞれの会議の主たる目的、「その会議、何のため?」を、今一度確認してみてください。


※ この図はイメージです。リーダー・主任会議、職員介護等の目的、位置づけは組織により異なります。


※ この記事は月刊誌「WAM」平成27年4月号に掲載された記事を一部編集したものです。
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