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第1回: 「問診表と建物カルテ・施設台帳」をつくろう

「はじめに」

 株式会社コストトレードは医療福祉施設の建物維持管理を行っているコンサルタント会社です。
 この連載では、建物維持管理や建物ストック活用について、株式会社コストトレードの実施している「ケアサポートコンサルタント」並びに「ビルドサポートコンサルタント」という各種サービスと実施事例を交えて、「かしこい建物管理」について提案していきます。

かしこい施設管理を進めるための第一歩…それは

 「まずは思っていること、疑問に思うことを書き出しましょう」

 まず始めに建物管理において皆様が共通にもたれることの多い「不安」、「疑問」、「不満」を書き出し、見直していくことが大切です。
 こんなことはなかったでしょうか?


●「補修・修繕がいつも緊急対応ばかりで運営上も問題になることが多く費用もコスト高になる。」
●「いつも出入りの業者にお願いしているが、なぜこの補修が必要なのか? この見積もりは妥当なのか?」
●「設備機器保守管理や清掃などにおいて、内容や費用に不満がある。また経済的な発注方法を知りたい。」
●「修繕改修を考えているが、どのように進めたらよいかわからない。」
●「消防署や関係諸官庁から改善指示があったが、どうすればよいのか? 建物が経年経過の中で実際の利用形態とミスマッチになっている。」

 

 このような悩みを解消していただくために、私どもは「建物ケアサポートコンサルタント」という業務を行っています。その業務内容の一部を紹介しながら、ステップごとに建物管理の方法について、ご提案します。
 まずは、現状建物の基本書づくりの必要性をご説明いたします。


提案ステップ その@

問診表と建物カルテを作って「建物履歴書」を一冊にまとめましょう。

 ● 「問診表」ってなに

 先ほど述べたように、まず施設に対する不安点などを書き出して一覧表にしたものを作ります。
 問診表には日々の建物維持管理での問題点はもちろんですが、運営のなかで消防署等から指摘を受けた行政指導の経緯や、建物を使っているなかでの不便な点や危険があった問題なども一覧にしておくと、後の改善計画立案にあたって便利であり、段取りよく進めるうえで貴重な参考資料となります。
 問診表作成にあたっては、建物管理者のみで作成するのではなく、現場の施設職員の意見や考えも幅広く取り入れたものにしておくことが大切です。

▼ 建物問診表


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● 「建物カルテ」は施設管理者の大切なバイブル

 問診表の作成と併行して、すでに対応していること、できていることも書類としてまとめます。
 改善結果とその方法をまとめたものは、将来の建物維持管理において無駄をなくし、各々の建物にあった本来の維持管理を可能にしていきます。
 建物は「いきもの」であるというのが私たちの基本的な考えです。今、所有されている建物にあった維持管理を行ううえでは、過去・現在に起こった、また起こっている問題点(症状)とその改善方法(処方)およびその後の改善状況(結果)を確認することができる「建物カルテ」が必要になります。
 建物履歴を残していくことが、かしこい建物管理の第一歩です。

● 「建物台帳」を電子化して作りましょう

 所有建物の建設時の施工業者や設計事務所などの専門業者に依頼して、既設建物の現況図面をCAD で電子化しましょう。現況図面を手元に置くことは、建物管理の第一歩と考えます。
 大抵の場合は建設当初の図面を紙ベースで持っていることが、ほとんどです。また、古い図面はあるものの年月の経過のなかで現況が確認できる図面がなく、困っているケースもあります。
 私どもは建物現況調査を実施し、改修工事履歴確認やお客様およびメンテナンス業者への問診などをもって、現況図面を電子化するサービスをしています。現況図面を電子化し更新することで、安易な補修や改修をしなくなり、「考えてから実行に移す建物管理」につながります。

 以上で述べました「問診表」「建物カルテ」「施設台帳」を基本書のセットとして、継続した更新管理で建物管理することを、第1 段階としてお勧めいたします。


※ この記事は月刊誌「WAM」平成26年4月号に掲載された記事を一部編集したものです。
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