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会議を変える!

全12回に渡って、効果的な会議・ミーティングを実践するための
ポイントをお伝えしていきます。


<執筆>
株式会社川原経営総合センター 経営コンサルティング部門
野中 千穂
http://www.kawahara-group.co.jp/


第3回: 実施方法の見直しについて

 第1回目では福祉・介護現場における会議の問題点を克服するために、まずは会議の目的を明確にするよう述べました。会議の目的が明確になったら、次はその会議の目的に合わせて、会議の実施方法を見直してみましょう。

会議の内容、時間配分

 例えば職員会議は、事業計画や人事についてなど組織運営に関わる報告、各部門からの報告など、報告・連絡の場となっている施設も多いようです。しかし、残念なことに「資料を読めばわかること」を一方通行で伝えても、大半の参加者は右から左へと聞き流しているだけです。報告・連絡会議では「フェイス to フェイスでなくては伝わらないこと」に焦点を絞り、時間の短縮を図りましょう。
 また、意思決定を行うべき会議において、報告・連絡に長時間を要してしまっていることはありませんか?文書で把握できる情報は事前に資料を配布して会議前に各自で読み込み、会議時間内では追加事項や変更事項のみを手短に確認共有し、検討に十分な時間を使えるよう時間配分をします。

開催日、時間帯、所要時間

 サービス担当者会議、入退所者検討会議など必要に応じて随時開催される会議の他は、「月1 回、第3 水曜日の14 時〜 15 時」のように開催日時を定期設定している場合も多いですが、参加メンバーの休日を考慮して、開催曜日や時間帯を変則的にする工夫もよ いでしょう。ただし、開催日はできれば1 年単位で決めてしまい、原則として変更しないようにします。福祉・介護の職場は利用者中心で現場が優先されるからこそ、会議の開催日時を事前に定め、会議にきちんと出席する前提で現場の仕事を進める、分担することが必要です。
 また、所要時間はなるべく1 時間以内に収めましょう。長時間の拘束は現場への負担が大きく、会議に出席する職員、現場を守る職員の双方にとって不満の種となります。


出席メンバー

 問題解決・意思決定会議の場合、人数が多すぎると自由な意見が出にくくなるか、逆にさまざまな意見が出すぎて収拾がつかなくなり時間内に解決・決定に至らないという事態に陥りやすくなります。活発な議論が交わされたうえで決定を導き出すには、多くても10 人程度までが望ましい人数です。出席メンバーは次のいずれかの条件にあてはまることが基準です。


問題解決・意思決定のために必要となる十分な情報、知識を持っている
意思決定をする権限を持っている
決定したことを実施する部門に所属している

 また、上記以外にも「なるべく多くの現場職員の意見を取り入れたい」と考えるのであれば、現場職員の意見を取りまとめ、その代表として議論に参加できる職員が出席することもよいでしょう。いずれにしろ、会議の目的を十分に理解し、議論される内容や決定事項に対して当事者意識を持つ職員でなければ、問題解決・意思決定会議に出席する意味はありません。
 皆さんの職場で、あまりにも出席率が悪い、活気がない「月に1 回、1 時間のルーティンワーク」になってしまっている会議がもしもあるなら、実験的にでも実施方法を変えてみてはいかがでしょうか。思い切って「所要時間を半分の30 分にしてみる」、「開催頻度を2カ月に1 回にしてみる」、「そのために会議の内容を再考する」、それによって、その会議の意味や必要性を、参加メンバー自身が実感できるかもしれません。


※ この記事は月刊誌「WAM」平成27年6月号に掲載された記事を一部編集したものです。
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