自分の机を業務の司令塔にする

　第4回でお伝えしたように、一番下の引き出しは高さ（深さ）があるので、書類の整理をしたり、ファイルを格納することもできます。また、書類を整理する必要がない人であれば、この引き出しは他の引き出しに入れることができないものを収納するとよいでしょう。

　イラストのように、書類以外のものを幅が5センチぐらいの透明のボックスケースにカテゴリー別に分類して、それをこの引き出しの中に書類のファイル帳と同じように入れてもよいと思います。

　整理全般に関して言えることですが、私は整理を続けるための工夫のひとつに「合い言葉」（コンセプト）を明確にして、引き出しの中の整理をするようにしています。キャッチコピーを決めたり、スローガンを掲げてもよいでしょう。たとえば、必要なものは「5秒で取り出せる！」「一目瞭然！」などとそのキャッチコピーを声に出し、意識的に自分の気持ちを整理というものに向かわせるようにします。

　自分が使う机を、自分の仕事を支えてくれるファクトリーや、自分に指示を出してくれる“司令塔”にするということなのです。デスクワークがどんな作業でも素早くこなせるように、環境整備をしてください。

　引き出しの整理にも原則はあるのです。以下は引き出し整理の「5原則」です。

�@あらかじめ置く場所を決めておく
�Aスペースをつくり、余裕をもって収納する
�B使用頻度の高いものから手前に収納する
�Cできるだけ仕切る
�D定期的に中を見直す

　私は整理ができなかった頃、声を出しながら整理をしていました。とくに�Dの定期的にというのがポイントで、1カ月に一度では苦手な人は上達しません。できれば週末に仕事が終わってから「1時間は整理する」と決めて、予定表に入れておきましょう。

定期チェックで最適な収納スタイルを探し出す

　気をつけておくとよいのは、収納する時に余裕をもっておかないと取り出しにくくなることです。イラストにあるように、机の一番下には第4回「書類はどこへいった？」で説明したように、A4のハードファイルで自分の仕事に必要な書類やデータを整理するのがお勧めです。こちらも他の引き出しと同様に、使用頻度の高いものを手前に収納するとよいでしょう。

　この一番下の引き出しは収納する場所を決めていても、実は使い勝手が悪かったり、一度も使用しないということもあります。定期的にチェックをして、「何を入れるのがよいのか？」などと自分に最適な収納スタイルを探し出してください。

　ファイリングに馴れてきたら、ファイル帳のタイトルの位置やラベルの色などもルールづけをしていくと、見た目もきれいですし認識スピードも早めることができます。さらに整理能力は向上していくことでしょう。ただし、見栄えにこだわって時間をかけすぎるのはお勧めしません。背表紙のラベルも最初は手書きで十分なのです。こだわりすぎるとせっかく始めたことを「投げて」しまい、手放してしまいます。そうならないくらいの程度とするのが続ける工夫、コツです。

　ファイルの中の資料などを仕事に活用でき、生産性を上げることができるようになったら、ファイルタイトルの表記を見直したり、ファイルタイトル自体をパソコンの中にしまっているタイトルと共通にするなどして、立体的な整理を目指しましょう。しかし、繰り返しになりますが、最初から理想を求め過ぎないこと。しかし、理想の形・イメージは明確にもちましょう。人は理想があれば、そこへ一歩でも近づこうとする気持ちが働き始めるのです。

　自分の机のどこへ何をしまうのか。すこし大げさかもしれませんが、仕事を楽しくすることへの挑戦でもあります。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２４年８月号に掲載されたものです。
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