デスクトップを整理して仕事効率をあげる

　私は仕事が忙しくなると、整理をするときの悪い癖が目を覚まします。たとえば、さっさっと次の仕事に取り掛かりたくて、パソコンで作成した書類を何でもかんでも「マイドキュメント」にしまい込んでしまうのです。それを日常的に続けていくと、そのマイドキュメントは一時保存場所ではなく、見つけ出すのにとてつもなく時間を食い尽くす“迷走箱”になってしまいます。

　さらにファイルのタイトルのルールは決めているのですが、そのルールを守らないで「適当」に名前を付けて保存してしまい、後から探すのに一苦労することが、気を許すと今でもあります。

　マイドキュメントだけでなく、デスクトップにアイコンを一面に貼り付けている人もいます。そういう人に「そんなに画面一杯に貼り付けて、大丈夫？」と聞くと、そういう人の傾向として「どこに何があるかわかっています」と言う人が多いです。自分だけがそのパソコンを使うのであればそれでもいいのでしょうが、たとえば出張先で、どうしてもデータを送ってもらうように頼まなくてはならないこともビジネスシーンではよくあることです。空港や駅の待合室の電話で、そういったやり取りをしている人を見かけます。「えーと、デスクトップの右から四番目の上から三番目のフォルダを開いてもらって…」「えーっ！ない？」「そこにしまったんだけど」などの会話が大声になっていて、周りの人にも聞こえてきます。

　悪い癖が目を覚まさないようにするためには、第6回の職人のまな板の上の片づけ「一仕事、一片づけ」ということでもお伝えしたように、よい習慣を身につけて、その効果を体と気持ちに味わわせてあげるとよいでしょう。さっと必要なファイルが取り出せて、さっと作業を終える。無駄な時間、無駄なストレスを感じないでパソコンと向き合うことができれば、ファイルを格納する時のルールを守るようになってきます。心理とはそういうものです。

パソコンのデータ管理の注意点

　次に、机の整理の時にもお伝えしたことですが、パソコンのデスクトップ（初期画面）にはあまりゴチャゴチャとアイコンを置かないことです。よく使うソフトのショートカットだけを置くということをお勧めします。まさに机の上と同じことで、常に使用する頻度の高いものだけをすぐに開けるように配置するといいでしょう。

　パソコンのデータ管理については、それぞれの組織のルールやデータの重要性などで考え方はいろいろだと思いますが、自分が制作したもの、制作中のもの、そして重要なものに関しては、必ずバックアップをすることをお勧めします。パソコンの中だけでなく、ハードディスクやメモリーステックなどの記録媒体にも保存をすることを心がけましょう。その時の注意点として以下のようなことなどが挙げられます。

●同じタイトルで保存する
●ファイル名は誰が見てもわかるものにする
●日付を入れる
●バックアップの記録媒体は同じものにする

　パソコンのデータ整理をするとき、私はフォルダを一つのカバン、手提げ袋のように捉えています。一つのテーマや事案に対しての資料や文書、メモなど、関連するものを一つのケースの中に入れておくという考え方です。そのケース（フォルダ）を開けば必要なものがすべて揃っているので、作業もすぐ始めることができるというわけなのです。

　整理の技術は机の上だけでなく、仕事をする上で欠かせない便利な道具であるパソコンを使うときにも必要なのです。整理をすることで頭の中も整理することができるようになり、結果として仕事のスピードが上がります。無駄を省けば時間を生み出すこともできるようになり、気持ちがよくなれば仕事もはかどるというわけです。気持ちの効率化も整理の技術が生み出してくれることでしょう。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２４年１０月号に掲載されたものです。
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