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身の回りの整理術

全12回に渡って、身の回りの整理をするためのヒントをお届けします。


<執筆>
坂戸 健司

第9回: 「保存、保管、所蔵と」

資料にも活用できるリミットはある

 パソコンが普及して紙の書類が減少したことは確かですが、それでも書類が“ゼロ”になることはありません。それらの書類の「何を保存するか」、「どうやって管理するか」。また「いつまで保存すればよいのか」が問題になってきます。

 一番悩むことは「保存するもの」と「そうでないもの」の境界線です。それをどこで線引きをすればよいのかを考えてみたいと思います。ひとつの結論を言えば、書類はある意味、生鮮食料品と同じだと捉えてみるとよいでしょう。書類だと思うから処分するルールを決められないのです。資料や文書などは活用できるリミットがあります。

 仕事の内容によっては一概には言えませんが、それぞれの書類の“処分期限”を決めることをお勧めします。そこで書類という情報を活かすためのアイデアを一つ紹介したいと思います。「書類を重ねだしたら危険信号」ということはすでにお伝えしましたが、忙しい人やファイル帳で管理するのも苦手という人にお勧めなのが「透明ケース」を活用する方法です。イラストにあるような透明で中身が見えるケースで、関連する書類や資料などをまとめて整理するという方法です。

 厚さは3センチから5センチぐらいのものまであります。資料が多い人などはこの透明ケースで関連する書籍などを一括して放り込んでおきます。机や棚で並べて整理するときには、タイトルをつけておくと分類整理がスムーズにいきます。

 昔は紙袋で整理するというスタイルが一般的でしたが、こちらの方が中身も見えるし、ミーティングや打ち合わせなどで会議に持っていくときには、このケースと手帳があればよいのです。プロジェクトに関するノートも、その中に入れておくことをお勧めします。私は出張時などは、このケースごと鞄に入れて持って行くようにしています。

整理で得られる仕事上の利点とは

 書類だけに限らず、仕事をするうえで、整理をすることで何を得ることができるかを以下にまとめてみました。

● 整理ができると仕事を任せられるようになる
● 整理術という技術は仕事の土台となる
● どんな仕事にでも整理術は必要となる。整理は雑用ではない
● 整理をすることで頭の回転がよくなる。判断力も向上する
● 整理能力はアイデアも生み出せる
● 整理能力は机の中やパソコンの中だけでなく、心の中にも作用する

 パソコンが普及していないころの事務所は、書類を保管する棚やキャビネットで埋め尽くされていました。溜めたものを捨てる。これには大きな努力と決心が必要になります。管理できないほど書類が溜まる前にすべきことは、入れる時に最小限にしておくということです。やはり書類の整理ということにおいても「分ける」「捨てる」「戻す」というのが基本となります。溜まった書類は一定のルールを設けて捨てるということになります。

 しかし、ルールを決めても捨てることはなかなか難しいです。その感情をコントロールするために「やるべきこと」「決めること」があります。それは「気持ちの整理をする」ということです。そして、整理された空間や視野を手に入れた時の快感を自分に与えることで、その決めたルールもその作業も継続できることになります。

 「継続は力」と知性的統制ができている人は言います。しかし、そういったことができない平凡な人間が何かを継続するには、やはり工夫がいるのです。楽しいことは続けることができます。楽しい要素をいかに付加するかが整理術のカギを握ります。保存、保管、所蔵、いずれも気持ちと頭と体を動かすことが必要になるからです。

※ この記事は月刊誌「WAM」平成24年12月号に掲載されたものです。
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