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会議を変える!

全12回に渡って、効果的な会議・ミーティングを実践するための
ポイントをお伝えしていきます。


<執筆>
株式会社川原経営総合センター 経営コンサルティング部門
野中 千穂
http://www.kawahara-group.co.jp/


第11回:主な会議の実施ポイント(3)リーダー会議A

 前回はリーダー会議の重要性と問題点、そして改善のポイントとして「組織の理念実現に向けて、情報共有と方向性を統一する」ステップについて述べました。今回も引き続き、改善のポイントについて述べていきます。

運営のルールを決めて効率的な意思決定を行う

 リーダー会議では、問題解決・意思決定がされることが重要です。そして、会議で決定された事柄が実行可能であることも重要です。せっかく時間をかけて意思決定をしても、組織の理念や方向性を無視して現場の都合だけを優先させた決定では、組織としてはGO サインを出すわけにはいきません。すなわち、リーダー会議での決定は、@「組織の理念に沿ったものであること」、A「現場の問題を解決する実行可能なものであること」が求められます。なおかつ、現場のリーダーは多忙ですから、定められた時間内に結論を導き出すことも忘れてはいけません。これらの条件を満たすためには、ルールを決めてルールに従って運営することが非常に大切です。


リーダー会議のルール(例)
開会、閉会時刻は厳守する。
遅刻しない、途中で退席しない。
(事故、苦情等の緊急時以外は出席メンバーを電話等で呼び出さない)
何をどこまで決めるのか、議題は事前に決め周知する
関係資料は事前に配布して各自読んでおく
会議内の時間配分を決め、時間通りに進める

 堅苦しいルールのように感じるかもしれませんが、横並びのメンバーが集まる会議で緊張感を保つためには有効です。また、この会議は管理職層と一般職層の間、組織の中核を担うリーダーならではの自由で新しいアイディアが多く出されることが理想的なのですが、こうした会議では会議のゴールや時間に対する意識を強くもたないと、収集がつかなくなってしまいます。出席メンバー全員で「限られた時間で、有用な意思決定をする!」という姿勢で取り組みましょう。

組織としての意思決定権を持つ上位者との連携

 通常の出席メンバーでは意思決定権がない議題を取り扱う場合には、事前に決定権を持つ上位者に相談しておきましょう。また、議論をしている段階で、上位者からは却下される恐れがある結論に至りそうな場合は、その議題には時間をかけ過ぎず、いったん論点を整理したうえで次回に持ち越しとし、次の会議には意思決定権を持つ上位者に参加してもらい、再度検討する方法があります。リーダー会議が独走するのではなく、上位者との連携を取りながら進めることが大切です。

意思決定を実行に移すフローを確立する

 リーダー会議で決まったことは、なるべく速やかに現場に反映したいものです。決定事項が現場で実行されるまでが、リーダー会議の出席メンバーの責任です。リーダー会議での決定事項について、誰がいつまでに承認し、どのような方法で現場に周知し実行するかというフローを明確にし出席メンバーが把握しておく必要があります。そして、会議の決定事項を上位者に報告後、組織としての承認の可否や、承認されたのであればいつから現場に通達・実行するのか、進捗を確認し実行に移す段取りをしましょう。
 前回も述べたように、リーダー会議は施設全体に影響を及ぼす重要な会議です。ぜひ、前向きに改善に取り組んでみてください。


※ この記事は月刊誌「WAM」平成28年2月号に掲載したものです。
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